[artigo] >>> #01 ETIQUETA EMPRESARIAL VIRTUAL

Ouve-se muito sobre etiqueta empresarial ou coorporativa. Dicas de vestuário ideal para o ambiente de trabalho, condutas e comportamento com clientes e colegas, saber ouvir, ser cordial e educado, não chegar atrasado aos compromissos, usar do bom senso. Essas são algumas das regras de comportamento aplicadas em atendimentos ao telefone e nas relações intrapessoais. Mas você já parou para pensar que, com o aparecimento das novas mídias e o uso cada vez mais constante dos contatos via e-mail, msn e redes sociais também devem ser estabelecidos princípios que transmitam qualidade, precisão, cordialidade e credibilidade no mundo digital?

Se utilizadas de forma responsável, as ferramentas digitais e novas mídias trazem resultados e um custo-benefício surpreendente. Pensando nisso, criou-se a etiqueta empresarial virtual. Veja alguns princípios que lhe ajudarão a manter a qualidade no atendiemento e profissionalismo na rede:

CONTATO VIA EMAIL

> Envie o e-mail de forma personalizada, se você tiver disponível, utilize um “cabeçalho de e-mail”. Desta forma o cliente recolhesse a marca e evitará que seu e-mail para a pasta de “spam” ou para a lixeira. E se você ainda não possui, pense em criar um, pode auxiliá-lo a transmitir uma mensagem, um slogan e fortalecer sua marca. (clique aqui)

> Utilize SEMPRE seu e-mail comercial da empresa. Caso ainda não tenha, crie um apenas para assuntos profissionais. Sempre assine seu e-mail com a assinatura padrão da empresa contendo todas as informações necessárias que o identifique.

> Evite gírias, informalidades, risos e smailes (animações), esses recursos podem comprometer a seriedade e imagem da empresa.Conquiste a confiança.

> Cuidado com a ortografia, caso esteja em dúvida, utilize a correção automática. Você pode utilizar das abreviações da comunicação cotidiana digital como vc, att, mas erros ortográficos e falta de pontuação não são bem vistos. Recomenda-se utilizar a escrita de forma correta. Mas não esqueça, seja simples e direto, não tente usar palavras difíceis ou termos técnicos.

> Orçamentos e informações precisas recomenda-se enviar em formato de documento (em papel timbrado - de preferência em PDF) utilizando a ferramenta enviar arquivo.

Se o email é, de certa forma, comprometedor, como por exemplo, uma contra proposta importante, encaminhe com cópia oculta para demais responsáveis, situe pessoas interessadas no processo, essa é mais uma forma segura de arquivar documentos úteis,

> Cadastre todos os seus clientes na agenda do e-mail (crie seu mailing virtual e o mantenha atualizado)

> Crie certo grau de formalidade e cordialidade, como se estivesse escrevendo uma carta, telegrama ou enviando um fax lembre-se de utilizar: Prezado (a), Por gentileza, Segue em anexo, Atenciosamente ou Att, etc. Evite cumprimentos como Bom dia, tarde e noite. Você não sabe que horário a pessoa irá ler sua mensagem. Escreva “óla”, “oi”. Lembre-se do email como uma carta ou telegramas, mas não um bate-papo ou chat.

> Seja rápido e claro ao responder emails. Demonstre ser eficiência.

> Responda todas as dúvidas questionadas, de preferência, em tópicos para facilitar a compreensão. E se você possui outros recursos como: catálogos ou materiais promocionais em figuras (jpg,pdf ...) envie. Caso não tenha, envie endereços eletrônicos (links de sites), blogs, vídeos e outros recursos que facilitem o entendimento.

> Não utilize o email profissional para assuntos pessoais.

> Verifique se a sua empresa utiliza ações de newsletter ou e-mail marketing, ou seja, publicidades e notícias por meio do email. Consulte agências de comunicação especializadas e certifique que este novo instrumento pode ser exatamente o que procura para divulgação, fortalecimento e posicionamento da marca/imagem. Seja pro ativo.

> Lembre-se que a sua imagem no mercado de trabalho também está sendo vista. Pratique o melhor marketing pessoal, destaque-se pelo diferencial de ser um profissional atualizado e com credibilidade da era digital.

CONTATO VIA MSN

O MSN é um novo canal de comunicação com o cliente, portanto, devemos ter o cuidado na hora de expressar-se. No MSN, diferentemente do telefone e do atendimento pessoal, não é possível perceber tons de voz, expressões faciais, postura, apresentação pessoal, etc. Então como agir? Siga as instruções:

> Sua imagem de exibição deve ser a logo marca da empresa.

> Certifique o cliente que você é mesmo você. Fazendo o contato inicial via telefone.

> O e-mail utilizado para o cadastro no msn deve ser o e-mail comercial da empresa e não seu e-mail pessoal.

> Evite gírias, informalidades, risos e smailes (animações), esses recursos podem comprometer a seriedade e imagem da nossa empresa.

> Orçamentos e informações precisas devem ser enviados em formato de documento (em papel timbrado da empresa) utilizando a ferramenta enviar arquivo.

> Mantenha na lista de contatos APENAS para contatos profissionais.

> Se utilizados corretamente, o “msn” assim como o “skype” e outros instrumentos virtuais podem ser excelentes para empresa, pois transmitem a mensagem de forma rápida e com baixo custo.

> Utilize os recursos disponíveis para enviar ao cliente fotos dos produtos e mais detalhes.

> Salve em histórico das negociações, caso seja um assunto com um grau de importância maior, prefira tratar via telefone ou pessoalmente.

> É permitido apenas o uso do msn comercial durante o horário de trabalho.